Das Regelmäßige Mitarbeitendengespräch soll auf allen Leitungsebenen der Wahrnehmung und Förderung der Mitarbeitenden dienen. Vorgesetzte und Dienstaufsichtführende sprechen mit den Mitarbeitenden über deren berufliche Situation und Entwicklung mit dem Ziel, die Arbeitszufriedenheit, die Eine Kirchengemeinde kann auf Medien- und Öffentlichkeitsarbeit nicht verzichten. Gemeindeglieder und Öffentlichkeit sollen dabei möglichst einladend und umfassend darüber informiert werden, was im Gemeindeleben wichtig und für sie persönlich relevant ist. Die Nutzung der vielfältigen Medien bedarf jedoch des planvollen Handelns und der nötigen Kompetenz. Deshalb haben alle Kirchenkreise der EKvW seit vielen Jahren Öffentlichkeitsreferate eingerichtet, in denen zumeist journalistische Fachkräfte arbeiten. Die Öffentlichkeitsreferate sind im Rahmen ihrer Möglichkeiten auch Ansprechpartner für die folgenden Bereiche der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in den westfälischen Kirchengemeinden:

• Strategische Planung der Öffentlichkeitsarbeit

Jedes Presbyterium trägt die Verantwortung für die Öffentlichkeitsarbeit einer Kirchengemeinde. Kontinuierlich wahrgenommen werden sollte diese Verantwortung am besten durch einen damit beauftragten Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit oder eine entsprechend berufene Arbeitsgruppe. Idealerweise formuliert ein solcher Ausschuss bzw. eine solche Arbeitsgruppe ein Konzept für die öffentliche Kommunikation der Kirchengemeinde. Diese Konzeption dient – am besten durch Beschluss des Presbyteriums – als Grundlage für das Handeln der Kirchengemeinde im Bereich Medien- und Öffentlichkeitsarbeit. Sie beschreibt von der Planung eines Gemeindefestes bis zum Krisenmanagement die verschiedenen Situationen, in denen strukturierte Öffentlichkeitsarbeit erforderlich ist. Sie definiert, wer wann was zu wem über welche Medien und Mittel kommuniziert.

• Gemeindebrief

Der Gemeindebrief ist ein zentrales Kommunikationsmittel der Gemeinde. Vielerorts erreicht er alle evangelischen Haushalte, in allen vorliegenden Untersuchungen hat er eine hohe Akzeptanz. Laut der letzten Kirchenmitgliedschaftsuntersuchung lesen 45 Prozent aller Gemeindeglieder ihren Gemeindebrief ganz oder in Ausschnitten.

Der Gemeindebrief richtet sich grundsätzlich an alle Mitglieder der Kirchengemeinde – nicht an einen kleinen Kreis von Aktiven und Vertrauten. Die Redaktion hat im Blick, dass dieses Medium für viele Mitglieder oft das einzige Bindeglied zwischen ihnen und ihrer Kirche ist. Einem Gemeindebrief liegt ein redaktionelles Konzept zugrunde, das mindestens die folgenden Fragen beantwortet:

Wer soll den Gemeindebrief erhalten? Welche Ziele verfolgt die Kirchengemeinde mit dem Gemeindebrief (reine Information, theologische Bildung, Berichte, Glaubensstärkung etc.)? Welche festen Rubriken gibt es (geistliches Wort, ethisches Thema, Amtshandlungen, Kinder und Jugendliche, Berichte aus dem Presbyterium etc.)? Wie oft erscheint der Gemeindebrief und in welcher Auflage? Wie wird er finanziert (Haushaltsmittel, Spenden, Anzeigen, Mix aus allem)?

Der Redaktionskreis des Gemeindebriefes ist durch das Presbyterium beauftragt, den Gemeindebrief zu erstellen. Je klarer die Aufgabenverteilung und die Zielrichtung eines Gemeindebriefes definiert ist, umso besser ist die Resonanz bei allen Leserinnen und Lesern.

Vielerorts unterstützt und berät die kreiskirchliche Öffentlichkeitsarbeit die Gemeinden bei Fragen der Gemeindebriefarbeit. Zudem gibt es aus der Landeskirche in unregelmäßigen Abständen aufbereitete Informationen für alle westfälischen Gemeindebriefe. Für alle Gemeindebriefmacher empfiehlt sich das (Online- und Print-)Abo vom „Gemeindebrief“, dem Magazin für Öffentlichkeitsarbeit: www.gemeindebrief.evangelisch.de. Alles rund um das Thema Gemeindebrief gibt es in dem Arbeitsbuch „Gemeindebrief“, erhältlich im Evangelischen Medienhaus in Bielefeld (www.komm-webshop.de).

• Schaukasten

Der Schaukasten ist die Visitenkarte der Kirchengemeinde.

Aktuelle Themen und Veranstaltungshinweise können hier optisch attraktiv im öffentlichen Raum platziert werden und für die Arbeit der Kirchengemeinde werben.

Auch für die verlässliche Pflege des Schaukastens sollte eine geeignete Arbeitsgruppe vom Presbyterium berufen werden. Ein angemessener Etat für Materialien sollte im Haushalt vorgesehen sein. Gute Anregungen zur Schaukastengestaltung findet man in dem Buch „Visitenkarte hinter Glas“, ebenfalls im Evangelischen Medienhaus in Bielefeld erhältlich (www.komm-webshop.de).

• Zeitung, Radio, Fernsehen

Um in den Medien vorzukommen, müssen Kirchengemeinden die Anforderungen und Interessen von Medienredaktionen im Blick haben.

Kontakte aufbauen und pflegen

Redaktionen benötigen für ihre Arbeit feste Ansprechpersonen. Darum sollte eine Person benannt werden, die möglichst medienerfahren und vom Presbyterium autorisiert ist, für die Gemeinde zu sprechen. Auf der anderen Seite gehört zur Pressearbeit ein guter Kontakt zu den örtlichen Redaktionen. Neben der Erstellung eines Presseverteilers sollte daher ein Besuch – möglichst zusammen mit der/dem Öffentlichkeitsreferentin oder -referenten – in jeder Lokalredaktion zum Pflichtprogramm gehören. Gerade in Krisensituationen sind ein guter Kontakt und verlässliche Ansprechpersonen die Basis für eine gelingende Kommunikation (das bedeutet nicht, dass diese kritikfrei sein muss)

Informationen geben

Es gibt vor allem zwei Formate, die für die Medienarbeit in einer Kirchengemeinde von Bedeutung sind. Zum einen: die Medieninformation. Ob Einladung zu einem Termin oder Information über einen Sachverhalt – zu einer Medieninformation gehört immer eine knappe Schilderung des Inhalts, ein Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin mit allen (Mobil-)Telefonnummern und eine deutliche Hervorhebung von (Foto-)Terminen. Zum andern: das Pressegespräch. Es sollte möglichst immer in Zusammenarbeit mit der Öffentlichkeitsarbeit des Kirchenkreises abgehalten werden. Denn Pressegespräche sind nur außergewöhnlichen Anlässen vorbehalten oder für hervorgehobene Ereignisse gedacht, die meist auch den Kirchenkreis betreffen. Neben diesen beiden Formaten ist es sinnvoll, einmal im Jahr die Medienvertreter zu einem Hintergrundgespräch in informeller Atmosphäre einzuladen. Ein solcher Termin bietet die Chance, jenseits von tagesaktuellen Fragen Hintergründe und Entwicklungen zu erläutern. Es dient außerdem dem besseren Kennenlernen und schafft mittel- bis langfristig Vertrauen.

Lokalradios

In Nordrhein-Westfalen gibt es eine große Zahl von lokalen Radiosendern. Dieses Medium mit seiner hohen lokalen Reichweite und Akzeptanz sollten Kirchengemeinden auf jeden Fall nutzen. Über die Öffentlichkeitsreferate in den Kirchenkreisen können Sie erfahren, welche Person die evangelische Kirche in der Veranstaltergemeinschaft Ihres Lokalradios vertritt.

WDR

Der Westdeutsche Rundfunk unterhält für den Bereich der Evangelischen Kirche von Westfalen Landesstudios in Bielefeld, Münster, Dortmund, Siegen und Essen sowie Büros in Paderborn, Arnsberg und Rheine. Im Radio (WDR 2) werden täglich auch regionale Nachrichten ausgestrahlt.

Das WDR-Fernsehen sendet von Montag bis Freitag (19.30–20.00 Uhr) aus den Landesstudios die Sendung „Lokalzeit“: Geschichten, die sich „vor der Haustür“ abspielen, die sich bebildern lassen, die das Gefühl ansprechen und in denen „Menschen wie du und ich“ vorkommen. Wer in seiner Gemeinde ein entsprechendes Thema hat, sollte es dem WDR aktiv anbieten. Bei der Einschätzung ist die Öffentlichkeitsarbeit des Kirchenkreises behilflich.

Fragt umgekehrt das Fernsehen bei einer Kirchengemeinde an, führt das oft zu Unsicherheit oder Aufregung. Helfen können hier einige Fakten und Regeln, an denen man sich orientieren kann. Eine Kirchengemeinde sollte die Öffentlichkeitsarbeit ihres Kirchenkreises konsultieren, im Bedarfsfall auch die Stabsstelle Kommunikation im Landeskirchenamt der EKvW.

Im telefonischen Erstkontakt sollte geklärt werden: Worum geht es? Was für ein Ziel hat der Reporter? Was weiß er, was braucht er? Die meisten Journalisten werden Informationen, Zahlen, Daten, Fakten – Letztere am besten schriftlich – dankbar annehmen. Möglichst eine Ansprechperson in der Gemeinde ist federführend und sollte den Reporter bzw. das Team dann auch vor Ort betreuen. Bevor der Drehtermin festgemacht werden kann, ist eine interne Klärung sehr zu empfehlen: Was wollen wir sagen? Was ist unsere Botschaft? Wer soll vor die Kamera?

In der Regel werden aus Fernsehinterviews nur kurze Ausschnitte gesendet. Deshalb soll alles, was vor der Kamera gesagt wird, der Kernbotschaft entsprechen. Kurze, ganze Sätze, die gerne auch im Lauf des Gesprächs wiederholt werden dürfen, sind zu bevorzugen.

Drehen in kirchlichen Gebäuden? Das kann zwar abgelehnt werden, weil die Gemeinde Hausrecht hat. Doch eine Erlaubnis ist zu empfehlen: Reporter suchen sich sonst andere Motive, drehen im öffentlichen Bereich, filmen Kirche oder Gemeindehaus von außen, eventuell mit dem Hinweis: Wir hatten leider keinen Zutritt.

Wichtigstes Werkzeug: Presseverteiler

Informationen, Ankündigungen und Einladungen gehen per E-Mail an die Medien, die für eine Kirchengemeinde von Bedeutung sind. Wichtig: Der Verteiler muss immer auf dem neuesten Stand sein.

Wer gehört in den Verteiler?

• Tageszeitung(en), zuständige Lokalredaktion
• freie Journalisten
• Anzeigenblätter
• Lokalradio
• Evangelischer Pressedienst (epd)
• UNSERE KIRCHE
• Öffentlichkeitsarbeit des Kirchenkreises Nur bei besonderen Anlässen: WDR-Studio oder -Büro.

Krisenkommunikation

Niemand ist vor Krisen sicher. Wenn in einer Kirchengemeinde Dinge passieren, die besser nicht passieren sollten, wird sich die mediale Öffentlichkeit wahrscheinlich dafür interessieren. Leitlinien für den Umgang mit solchen Situationen bietet das Heft „Krisenkommunikation in der Evangelischen Kirche von Westfalen“, erhältlich über die Stabsstelle Kommunikation im Landeskirchenamt

• Corporate Identity

In einer komplexen Welt ist es heute auch für eine Kirchengemeinde unverzichtbar, mit einem einheitlichen Erscheinungsbild in der Öffentlichkeit präsent zu sein. Dazu gehört auch ein eindeutiges mediales Erscheinungsbild, das zum Charakter der Gemeinde passt. Bestandteil dieses Corporate Designs ist ein gut erkennbares Zeichen (Logo), das als reine Grafik oder als Wort-Bild-Marke angelegt sein kann. Zum Corporate Design gehört die konsequente Umsetzung in allen von der Kirchengemeinde verantworteten Medien. Im Gemeindebrief, im Internet und auf dem Briefbogen ist daher festgelegt, welche Schrift in welcher Größe verwendet wird. Gleiches gilt für Farben und Proportionen.

Empfehlenswert ist, sich bei der Entwicklung und Umsetzung des Corporate Designs mit der kreiskirchlichen Öffentlichkeitsarbeit abzustimmen und deren Expertise zu nutzen.

Wie eine Kirchengemeinde sich in der Öffentlichkeit präsentiert, ist auch eine Frage der sogenannten Corporate Culture. Dabei geht es nicht um die äußerliche Form, sondern vielmehr um die Art und Weise der Kommunikation. Zum Beispiel bei der Annahme von Telefonanrufen im Gemeindebüro. Wird mit freundlicher Stimme der Name der Gemeinde und dann der eigene genannt? Ist der Anrufbeantworter so besprochen, dass der oder die Anrufende verbindlich erfährt, wann und von wem ihm bzw. ihr weitergeholfen wird?

Diese und viele weitere Fragen liegen nicht im Ermessen der jeweiligen Akteure. Sie repräsentieren die gesamte Kirchengemeinde in der Öffentlichkeit. Und die Verantwortung dafür liegt beim Presbyterium.

• Internet

Das Internet ist aus der Kommunikationslandschaft nicht mehr wegzudenken. Der Großteil der Bevölkerung nutzt das Medium täglich als bevorzugte Informationsquelle. Wenn Kirche also dort sein möchte, wo die Menschen sind, führt am Internet kein Weg vorbei. Auch nicht für Kirchengemeinden.

Inzwischen gibt es viele Möglichkeiten, eigene Informationen über das Internet zu publizieren und damit einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Das Spektrum reicht von der eigenen Internetseite bis hin zu den vielen Angeboten des „Social Web“ wie Facebook, Twitter, Instagram, YouTube oder Blogs.

Für die Gestaltung der Internetseite Ihrer Gemeinde bieten wir Ihnen kostenfrei den Homepage-Baukasten an. Mit der Veranstaltungs-Datenbank können Sie eine Menge Zeit sparen: Denn Termine, die Sie dort eingegeben haben, können Sie mit wenigen Mausklicks für die unterschiedlichen Kommunikationskanäle Ihrer Gemeinde ausgeben (Internetseite, UK, Schaukasten, Abkündigungen etc.).

Weitere Informationen rund um das Medium Internet finden Sie hier.

• Social Media

Spätestens mit dem Aufkommen von Facebook haben (Online-)Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit eine neue Qualität gewonnen: „Digital Natives“ (Menschen, die mit dem Internet aufgewachsen sind und die es als natürlichen Teil ihres Lebens begreifen) unterscheiden nicht mehr zwischen online und offline. Sie sind durch Smartphones und Tablets ständig digital vernetzt. Privates, Ehrenamt und Dienstliches gehen ineinander über.

Jede/r kann selbst aktiv werden und vom reinen Konsumenten zum Produzenten von Inhalten werden.

Dabei haben es die Menschen selbst in der Hand, wann sie wo welche Informationen/Inhalte abrufen und mit wem sie sich unterhalten wollen. Gleichzeitig werden Informationen nicht mehr aktiv abgeholt, sondern in einem steten Strom automatisch ins Haus geliefert (zum Beispiel per App).

Für die Öffentlichkeitsarbeit heißt das, dass Gemeinden nicht mehr auf die großen Medien angewiesen sind, sondern dass Menschen direkt und niederschwellig erreicht werden können. Social Media funktionieren dabei wie Mund-zu-Mund-Propaganda: Kommen Sie ins Gespräch!

Was tun?

Social Media eignen sich besonders gut für die Arbeit auf Gemeindeebene:

• Digitalisieren Sie Ihre Gemeinde (verknüpfen Sie online und offline): Bringen Sie das, was Ihre Gemeinde tut und ausmacht, in die digitale Welt: Werben Sie auf Facebook für Veranstaltungen, twittern Sie aktuelle Nachrichten aus der Gemeinde, laden Sie Fotos bei Instagram hoch.
• Finden Sie dazu geeignete Kanäle: Wen wollen Sie ansprechen? Wen interessiert das Angebot? Und wo „leben“ diese Menschen? Nutzen Sie Dienste, die Menschen sowieso verwenden.
• Kommen Sie ins Gespräch: Hören Sie zu und bringen Sie sich und ihre Positionen in Gespräche ein.
• Basteln geht auch digital: Mit Konfis kann man z.B. ein Videoprojekt machen und bei YouTube einstellen.
• Informieren Sie sich: Die Social Media Guidelines der Landeskirche geben Tipps und Hinweise für die Nutzung von Social Media: www.smg-rwl.de.
• Zur Nutzung von Social Media für die Gemeindearbeit bietet die Stabsstelle Kommunikation im Landeskirchenamt Workshops und Vorträge an.

• Direct Mail

Durch direkte Adressierung kann die Bindung zwischen der Gemeinde und ihren Mitgliedern nach wie vor bevorzugt hergestellt oder intensiviert werden. Zum Beispiel bei Neuzugezogenen (natürlich mit der Möglichkeit eines Besuchstermins) oder zu allen runden Geburtstagen – also ab dem 10. Lebensjahr. Zudem können mithilfe des Direct Mailings zielgruppengenaue Informationen weitergegeben werden, etwa die Einladung zur Kinderkirche oder dem Glaubenskurs für junge Erwachsene.

• Prospekte und Plakate

Farbige Prospekte und Plakate sind im Budget einer Kirchengemeinde meist selten vorgesehen. Durch Werbung oder Sponsorenverträge können jedoch zumindest für bestimmte Bereiche wie Konzerte oder Vorträge Kooperationspartner gewonnen werden. Eine bewährte Form der – unter Kostengesichtspunkten preiswerten – Herstellung sind sogenannte Eindruckplakate und Flyer. Dabei werden das Logo der Kirchengemeinde und Teile des Hintergrundes (siehe unter Corporate Identity) farbig und in großer Stückzahl gedruckt. Nach Bedarf lassen sich anschließend mittels Fotokopierer die Texte in entsprechender Stückzahl für die unterschiedlichen Einzelveranstaltungen hineinkopieren.

• Fortbildungen und Kontakt

Für alle Bereiche der Internet-, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bietet der Arbeitsbereich „Kirche kommuniziert“ der rheinischen Landeskirche in Zusammenarbeit mit der Stabsstelle Kommunikation im Landeskirchenamt Fortbildungen an. Das jeweilige Jahresprogramm „Kirche kommuniziert“ wird allen westfälischen Gemeinden zugestellt und ist auch im Internet erhältlich: www.ekir.de/kirche-kommuniziert.

• Auf dem Laufenden bleiben

Sie möchten immer auf dem Laufenden bleiben und keine wichtigen Informationen mehr verpassen? Kein Problem. Auf unserer Internetseite www.evangelisch-in-westfalen.de können Sie unseren Newsletter „EKvW-Info“ abonnieren oder sich aktuelle Nachrichten und die Pressemitteilungen der Landeskirche via RSS-Feed frei Haus kommen lassen.

• Interne Kommunikation: KiWi

Sie können sich Ihre ehrenamtliche Tätigkeit mit KiWi erleichtern. Das Intranetportal der Evangelischen Kirche von Westfalen steht allen Mitarbeitenden in den Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und auf landeskirchlicher Ebene als Werkzeug zur Verfügung, das die alltägliche Zusammenarbeit vereinfachen soll.Statt sensible Sitzungsunterlagen über unsichere Verbindungen (E-Mail) zu verschicken, können sie bei KiWi sicher abgelegt werden. Dadurch besteht die Möglichkeit, jederzeit und an jedem Ort (auch in Sitzungen) auf diese Unterlagen zuzugreifen. KiWi kann so für das Presbyterium der Einstieg ins digitale Sitzungsmanagement sein.Zur Übersicht eine Zusammenstellung der Funktionen (nur eine kleine Auswahl) von KiWi:

• Direkter Zugriff in Sitzungen auf alle relevanten Dokumente, die bei KiWi abgelegt wurden
• Termine vereinbaren
• Zugriff auf die Kontaktdaten der übrigen Presbyteriumsmitglieder und aller Mitarbeitenden der Kirchengemeinde möglich
• Austausch mit anderen Presbyteriumsmitgliedern aus ganz Westfalen möglich
• Aufgaben formulieren und auf Wunsch delegieren
• Zugriff auf die Wissensdatenbank (Wiki), soweit sie zuvor „gefüttert“ wurde
  Zu KiWi kann von einem bereits im KiWi aktiven User eingeladen werden oder ein Zugang ist unter: www.kiwi-portal.de möglich.

• Hilfe, Beratung und Support

Neben den Öffentlichkeitsreferenten in den Kirchenkreisen ist auch die Öffentlichkeitsarbeit der Landeskirche Ansprechpartnerin für Fragen und Informationen:Stabsstelle Kommunikation im Landeskirchenamt der EKvW
Telefon: 0521 594-313
E-Mail: news @lka.ekvw.de
Internet: http://ekvw.de/kommunikation

• Material und weitere Infos

Um Sie in Sachen Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen, bieten wir in losen Abständen einen Materialservice an. Texte und Bilder, die Sie kostenfrei und rechtssicher verwenden können, finden Sie bei KiWi (www.kiwi-portal.de) in der Gruppe „Materialservice“. Aktuelle Informationen rund um die Öffentlichkeitsarbeit finden Sie in der offenen KiWi-Gruppe „Öffentlichkeitsarbeit“.