Unvorbereitet sein

Eine der größten Zeitverschwendungen in Meetings ist, wenn Teilnehmende unvorbereitet erscheinen. Dies kann dazu führen, dass wichtige Themen nicht angemessen diskutiert werden können und die Sitzung in die Länge gezogen wird. Stattdessen sollten alle Teilnehmenden im Voraus über die Agenda informiert werden und sich entsprechend vorbereiten. 

Tipps zur Vermeidung: 

• Stelle sicher, dass die Agenda mindestens eine Woche im Voraus an alle Teilnehmenden verschickt wird. 
• Ermutige die Teilnehmenden, sich vor der Sitzung über die Themen zu informieren und gegebenenfalls Materialien im Voraus zu lesen. Hier findet ihr auch unsere Presbypedia, in der viele grundsätzliche Themen nachzuschlagen sind. 

Dominantes Verhalten

Wenn jemand in einem Gespräch alleine den Ton angibt oder andere ständig unterbricht, kann das echt die Stimmung in einer Sitzung verderben. Jede*r sollte die Chance haben, sich zu äußern, ohne von einer einzelnen Person dominiert zu werden. Ein*e Moderator*in ist hier total wichtig, um sicherzustellen, dass alle gleichermaßen gehört werden. 

Tipps zur Vermeidung: 

• Moderator*innen sollten darauf achten, dass alle die Möglichkeit haben, ihre Gedanken einzubringen, und dominantes Verhalten zu unterbinden. 
• Setzt eine „Redezeitbegrenzung“ ein, damit jede*r angemessen gehört wird. 
• Ermutigt dominante Persönlichkeiten, anderen zuzuhören und sie ausreden zu lassen. 

Fehlende Zeitdisziplin

Wenn Sitzungen nicht pünktlich starten oder ausufern, kann das die Produktivität und auch die Stimmung beeinträchtigen und den ganzen Tagesplan durcheinanderbringen. Es ist wichtig, dass alle die vereinbarten Start- und Endzeiten respektieren und dass der/die Moderator*in die Sitzung effektiv steuert, damit alle Themen rechtzeitig behandelt werden können. 

Tipps zur Vermeidung: 

• Legt klare Start- und Endzeiten für die Sitzung fest und haltet euch strikt daran. 
• Plant Pufferzeiten zwischen den Tagesordnungspunkten ein, um unerwartete Verzögerungen zu berücksichtigen. 
• Die Moderation sollte die Zeit im Auge behalten und bei Bedarf die Diskussion lenken, um sicherzustellen, dass alle Themen rechtzeitig behandelt werden. Manchmal ist es auch eine gute Idee, zusätzlich zu dem Menschen, der die Moderation übernimmt, einen Zeitwächter einzusetzen. 

Mangelnde Einbindung aller Teilnehmenden

Eine effektive Sitzungskultur ermutigt alle Teilnehmenden dazu, sich aktiv einzubringen und ihre Perspektiven zu teilen. Wenn einige Teilnehmenden still sind oder sich nicht beteiligen, können wichtige Einsichten und Ideen verloren gehen. Es ist die Aufgabe der Moderation, sicherzustellen, dass jede*r die Möglichkeit hat, sich zu äußern, und dass alle Stimmen gehört werden. Außerdem funktioniert so auch Teamwork – ihr habt schließlich nicht alle die gleichen Fähigkeiten und das ist auch für ein Team gut so! 

Tipps zur Vermeidung: 

• Ermutigt alle Teilnehmenden, sich aktiv einzubringen, indem ihr offene Fragen stellt und verschiedene Meinungen berücksichtigt. 
• Schafft eine unterstützende Umgebung, in der sich alle Teilnehmenden wohl fühlen, ihre Gedanken und Ideen zu teilen. 
• Die Moderation könnte gezielt Personen ansprechen, die möglicherweise zurückhaltend sind, um sicherzustellen, dass ihre Stimmen gehört werden.

Fehlende Follow-up-Aktionen

Selbst die allerbeste und produktivste Sitzung bringt nichts, wenn danach keine konkreten Aktionen folgen. Es ist wichtig am Ende der Sitzung klare Verantwortlichkeiten festzulegen und einen Plan zu haben, wie das Ganze umgesetzt werden soll. 

Tipps zur Vermeidung: 

• Während der Sitzung sollten alle vereinbarten Aktionen und Verantwortlichkeiten im Protokoll benannt werden. So habt ihr auch nach einigen Wochen noch den Überblick und nichts wird vergessen! 
• Ihr solltet Meilensteine benennen, bis zu welchem Zeitpunkt was erreicht werden soll. Diese Meilensteine sollten unbedingt kontrolliert werden. Vielleicht könnt ihr sie als Wiedervorlage schon in die Tagesordnung eurer nächsten Sitzung schreiben.

Negative Atmosphäre

Eine Sitzung, die von Konflikten, Spannungen oder negativen Stimmungen geprägt ist, kann die Zusammenarbeit und den Teamgeist beeinträchtigen. Es ist wichtig, dass alle Teilnehmenden respektvoll miteinander umgehen und dass die/der Moderator*in proaktiv daran arbeitet, eine positive und konstruktive Atmosphäre aufrechtzuerhalten. 

Tipps zur Vermeidung: 

• Nicht nur der Mensch, der die Moderation übernimmt, sondern ihr alle solltet aktiv darauf achten, dass eure Diskussionen konstruktiv bleiben und Konflikte rechtzeitig angegangen werden. 
• Führt Team-Building-Aktivitäten außerhalb der Sitzungen durch, um das Vertrauen und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu stärken. Wie sieht es z.B. mit Essen nach der Sitzung aus? Oder fahrt doch gemeinsam einmal im Jahr auf eine Klausurtagung. 

Anderen nicht zuhören

Ein häufiges „No Go“ in Sitzungen ist, wenn Teilnehmende nicht aktiv zuhören, während andere sprechen. Dies kann zu Missverständnissen, Fehlkommunikation und Frustration führen, da wichtige Informationen verloren gehen können. 

Tipps zur Vermeidung: 

• Ermutigt alle Teilnehmenden, aktiv zuzuhören, indem sie Augenkontakt halten und nonverbale Signale der Aufmerksamkeit senden, wie z.B. Kopfnicken oder Blickkontakt. 
• Bittet die Teilnehmenden, Fragen zu stellen oder Rückmeldungen zu geben, um sicherzustellen, dass sie das Gesagte verstehen und sich aktiv beteiligen. 

Übermäßige Bürokratie

Eine übermäßige Bürokratie kann den Fluss und die Effizienz von Sitzungen stark beeinträchtigen. Dies kann sich in Form von unnötigen Genehmigungsverfahren, langwierigen Protokollen oder administrativen Hürden äußern, die die Diskussion und Entscheidungsfindung behindern. Na klar, ihr habt natürlich nicht immer Einfluss auf die Wege, die in unserer Kirche vorgeschrieben sind, aber vielleicht könnt ihr schon mal auf eure eigenen Prozesse einen Blick werfen. 

Tipps zur Vermeidung: 

• Schafft klare Richtlinien und Verfahren für die Entscheidungsfindung, um Missverständnisse und Verzögerungen zu minimieren. 
• Reduziert die Anzahl der Beteiligten auf ein notwendiges Minimum, um den Entscheidungsprozess zu beschleunigen und die Effizienz zu erhöhen. 
• Vielleicht braucht ihr eine*n Expert*in aus eurem Kirchenkreis oder der Landeskirche. Dann ladet sie zu eurer Sitzung einfach ein.

Mitarbeitende kontrollieren

Eine Sitzungskultur, die von einem übermäßigen Kontrollbedürfnis seitens einer oder mehrerer Personen geprägt ist, kann die Kreativität, das Engagement und die Produktivität der Teilnehmenden erheblich beeinträchtigen. Wenn jemand das Gefühl hat, ständig überwacht oder kontrolliert zu werden, kann er/sie sich gehemmt fühlen und weniger geneigt sein, den Gedanken und Ideen freien Lauf zu lassen. 

Tipps zur Vermeidung: 

• Delegiert Verantwortlichkeiten und ermutigt Menschen dazu, eigenständig zu handeln und ihre eigenen Entscheidungen zu treffen. 
• Bietet regelmäßiges Feedback und Lob anstatt ständiger Kontrolle und Mikromanagement. 
• Seid fehlerfreundlich in euren Gremien. Es ist kein Weltuntergang, wenn auch mal ein Fehler passiert.